We bouwden in samenwerking met Gibbs Analytics Consulting ons eigen Datagreenhouse om het commerciële spel inzichtelijk te maken. In een blog, geschreven door Gibbs, is deze reis mooi in beeld gebracht. Lees rustig verder!

In alle kleuren en maten staan vele duizenden Yucca’s, Dracaena’s, Ficussen, Curcuma’s en andere tropische potplanten in de kassen van potplantenkweker Forever Plants Group in Honselersdijk. Het bedrijf kweekt op zo’n 10 hectare een breed assortiment, op drie verschillende locaties. “Dat maakt het voor ons verkoopteam een stuk lastiger om overzicht te houden wat er wanneer verkocht moet worden”, vertelt directeur Thom Persoon. “Even een extra rondje door de kas maken, volstaat niet meer. Het was noodzakelijk om meer inzicht te creëren.” De afgelopen twee jaar bouwde Forever Plants aan een eigen Datagreenhouse, in samenwerking met Gibbs Analytics Consulting.

Hoe besluit je welke planten je gaat kweken, en in welke aantallen? Die vraag lag aan de basis van de samenwerking tussen Forever Plants en Gibbs Analytics Consulting. Maar achter die eenvoudig klinkende vraag ligt een complex vraagstuk.

We hebben in de kas een aantal vierkante meters en we weten hoeveel weken een plant moet groeien”, legt Thom Persoon uit. “Het liefst wil je je kwekerij zo vol mogelijk hebben, maar je wilt ook geen onverkoopbare producten kweken. Daarnaast wil je ook je vaste kosten verrekenen. In deze planningspuzzel moet je drie elementen integreren tot een optimale oplossing: de kostprijs, de verwachte marktvraag en productietechnische aspecten. Want als we de productie verhogen, dan moet dat gebeuren in eenheden waarmee ze in de kas efficiënt kunnen werken. Maar voordat we dat allemaal gevangen hebben in een algoritme zijn we nog wel een tijdje aan het sleutelen. Dat is onze stip op de horizon.”

BEWUSTE KEUZE VOOR MAATWERK

Via deelprojecten werkt het projectteam stap voor stap toe naar steeds geavanceerdere sturingsinformatie, om zo de planning te kunnen optimaliseren. Daarbij koos Forever Plants bewust voor maatwerk in de samenwerking met Gibbs. “Onze ervaring is dat individuele softwarepakketten op hun eigen terrein vaak sterker presteren dan complete ERP-pakketten. De data uit die afzonderlijke systemen vormen de input voor de verschillende oplossingen, die we samen met Gibbs hebben ontwikkeld. Daarbij gaat het niet alleen om het verzamelen en presenteren van data in dashboards. We zetten een stap verder, met allerlei algoritmes. Onder meer in een model dat onze verkoopaantallen voorspelt. Zo kunnen we dagelijks slimmere keuzes maken, gebaseerd op de actuele stand van zaken in de kas.”

PRODUCTIE-INFORMATIE BIJGEHOUDEN IN DE KAS

Forever Plants werkt met een standaardsoftwarepakket voor productiedata en kostprijsbepaling. Aan de hand van een plattegrond van de locaties wordt alle basisinformatie per partij bijgehouden. Deze software wordt gebruikt door de teams die de planten verzorgen. “De planten staan twee tot tien maanden in de kas. Bij het oppotten maken we een schatting van de teeltduur. Maar die is mede afhankelijk van de omstandigheden: met veel zon of juist een paar koude weken kan de plant zo een paar weken korter of langer nodig hebben.” De medewerkers in de kas beoordelen tussentijds de groei en passen zo nodig de informatie in het systeem aan.

VOORRAADDASHBOARD MATCHT BESTELLINGEN AAN VOORRAAD

Een van de door Gibbs ontwikkelde algoritmes leest meerdere keren per dag de actuele productiedata in en matcht ze met de verkoopplanning. Op basis daarvan bepaalt de software automatisch de samenstelling van elke toekomstige bestelling: hoeveel planten uit welke partij en waar staan ze in de kas. “Als een specifieke partij pas een paar weken later klaar is voor de verkoop, dan weet het verkoopteam dat deze artikelen tijdelijk uitverkocht zijn, en dat ze voldoende artikelen moeten reserveren voor eerder vastgelegde orders.”

VOORRAADDASHBOARD STUURT VERKOOPACTIES

Het verkoopteam werkt nu voornamelijk vanuit het overkoepelende voorraaddashboard. Niet alleen de vastgelegde langetermijnorders worden afgezet tegen het beschikbare aanbod. Aan de hand van de recente verkoophistorie geeft het systeem bovendien een inschatting van de verwachte vraag op dagbasis. Met die input bepaalt het verkoopteam het aanbod voor de daghandel en of daarnaast nog aanvullende verkoopacties nodig zijn. “Het verkoopteam maakt voortdurend keuzes: vandaag een grote actieorder accepteren, kan betekenen dat je komende drie weken geen aanbod hebt voor de daghandel. Het voorraaddashboard maakt dat commerciële spel nu heel inzichtelijk.”

DATA BESCHIKBAAR VOOR KLANTEN

Het verkoopteam evalueert ook de verkooporders op basis van de data – bijvoorbeeld het bestelgedrag per klant. Omdat veel verkoop via de tussenhandel verloopt, heeft Forever Plants de eindklant vaak niet zelf in beeld. “Daarom maken we onze data beschikbaar voor onze klanten en vragen ze om ook hun achterliggende data te delen. Dat kan fluctuaties in de verkoopcijfers verklaren waar wij de vinger niet op kunnen leggen. Welke trends kunnen we zien? Worden bepaalde producten veel meer in een bouwmarkt in Duitsland verkocht of veel meer in tuincentra in Frankrijk? Andersom hebben onze data ook meerwaarde voor de tussenhandel. Vaak hebben ze dezelfde vragen als wij. We merken dat er veel terugkomt als je je eigen data in een heldere rapportage deelt met anderen. Ook voor hen is het vaak een uitdaging om hun data inzichtelijk te maken.”

MEER DATA VOOR VERVOLGSTAPPEN

De uitwisseling met klanten biedt nieuwe inzichten. En ook andere vervolgstappen ziet Thom helder voor zich. “Sommige interessante vragen kunnen we nog niet beantwoorden: bijvoorbeeld welke interessante plant teel je nog níet? Ook gebruiken we nog geen trends van buitenaf – wat is hip, welke plantsoorten worden via Google veel gezocht, en economische kengetallen zoals inflatie. Of regionale verschillen – bijvoorbeeld in potmaat en plantkeuzes, bloeiend of groen. Om daar goede data voor te verzamelen kan nog een flinke uitdaging zijn!”

FOCUS OP MAXIMALE TOEGEVOEGDE WAARDE

Waar veel potplantenkwekers focussen op jaarrond grootschalig kweken van enkele soorten voor de retail, kiest Forever Plants voor een breed assortiment van zo’n 180 producten. Hun klanten zijn bouwmarkten, tuincentra, bloemisten, groothandels en supermarktketens – in een straal van zo’n 1000 km van het Westland. Het bedrijf focust op kleinschaligheid, een heel volledig pakket en een hoog serviceniveau. “Onze kracht zit in maximale toegevoegde waarde. Wij zijn met name sterk in veel en hoogfrequent uitleveren van kleinere hoeveelheden. Dat je ook ‘s ochtends een kleine partij planten kunt bestellen die dan een paar uur later bij de tussenhandelaar staat.”

ONE-STOP SHOPPING

Het streven is om one-stop-shopping in groene planten te bieden, inclusief accessoires als een keramieken pot of rieten mand. Daarom levert Forever Plants ook gemixte pakketten. Klanten kunnen zo’n mix-kar kant-en-klaar de winkel binnenrijden: een snelle en simpele manier om meer diversiteit in hun assortiment te brengen. Desgewenst voorziet Forever Plants de planten ook meteen van prijsstickers op maat. Exporteurs en tussenhandelaren kunnen de bestelling zo zonder extra werk doorzetten naar elk verkooppunt in Europa. “We maken het onszelf ingewikkeld, met al die kleine partijen. Het vraagt relatief veel verkoopinspanning en teelt- en productiebegeleiding. Slimme algoritmes en inzichtelijke dashboards zijn daarom bepaald geen overbodige luxe!”